特定技能の定期報告とは？届出の種類・期限・オンライン申請の方法【2026年版】

特定技能外国人を受入れている企業には、出入国在留管理庁への定期的な届出義務があります。届出を怠ると指導や罰則の対象となり、最悪の場合は受入れ停止処分を受ける可能性もあります。

2025年4月の制度改正により、定期届出の頻度が四半期ごと（年4回）から年1回に変更されました。届出の負担は軽減されましたが、届出の内容自体はより詳細になっています。

この記事では、特定技能の届出制度について、定期届出と随時届出の違い、届出の種類と期限、オンライン申請の方法まで解説します。

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届出は「定期届出」と「随時届出」の2種類

特定技能に関する届出は、大きく2種類に分かれます。

届出の種類	提出頻度	内容
定期届出	年1回（2025年4月〜）	受入れ状況、活動状況、支援実施状況の報告
随時届出	事由発生後14日以内	雇用契約の変更、離職、受入れ困難時など

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定期届出の内容と提出期限

2025年4月の改正ポイント

項目	改正前（〜2025年3月）	改正後（2025年4月〜）
提出頻度	四半期ごと（年4回）	年1回
提出期限	四半期終了後14日以内	翌年度の4月1日〜5月31日
提出方法	書面（郵送 or 窓口）	オンラインを推奨

改正後は、毎年度の特定技能外国人の受入れ状況を、翌年度の4月1日〜5月31日の間に提出します。たとえば、2025年度（2025年4月〜2026年3月）の受入れ状況は、2026年4月1日〜5月31日に届出を行います。

定期届出で報告する内容

① 受入れ・活動状況に係る届出

• 特定技能外国人の氏名、在留カード番号
• 受入れ開始日・終了日
• 業務内容
• 報酬額（基本給・手当・賞与の内訳）
• 労働時間・休日
• 社会保険・労働保険の加入状況

② 支援実施状況に係る届出（1号のみ）

• 義務的支援10項目の実施状況
• 定期面談の実施日・内容
• 相談・苦情への対応記録

③ 活動状況に係る届出

• 報酬の支払い実績
• 離職者の有無と理由
• 行方不明者の有無

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随時届出の種類と期限

以下の事由が発生した場合は、発生から14日以内に届出が必要です。

届出の種類	届出が必要な場合
雇用契約の変更に係る届出	報酬額・業務内容・労働時間等の変更
雇用契約の終了に係る届出	外国人の退職・解雇
受入れ困難に係る届出	経営悪化等で受入れの継続が困難になった場合
支援計画の変更に係る届出	支援責任者の変更、登録支援機関の変更等
出入国又は労働に関する法令違反に係る届出	法令違反が判明した場合

特に注意が必要なのは「雇用契約の終了に係る届出」です。 外国人が退職した場合、14日以内に届出を行わないと届出義務違反となります。

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オンライン申請の方法

在留申請オンラインシステムの利用

2025年3月から本格稼働した「在留申請オンラインシステム」を利用すると、窓口に出向くことなく届出を提出できます。

利用開始の手順：

1. 出入国在留管理庁のウェブサイトから利用申出を行う
2. ログインID・パスワードが発行される
3. システムにログインし、届出書類を作成・提出

メリット：

• 24時間いつでも提出可能
• 窓口への移動時間が不要
• 提出状況をオンラインで確認できる
• 書類の控えが自動保存される

書面（郵送）での提出

オンライン申請が難しい場合は、従来通り書面での提出も可能です。管轄の地方出入国在留管理局に郵送または窓口で提出してください。

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届出を怠った場合のリスク

罰則

届出義務に違反した場合、20万円以下の過料が科される可能性があります。また、悪質な場合は受入れ停止処分や、在留資格の取消し事由に該当する場合もあります。

実務上のリスク

届出を怠ると、次回の在留資格更新申請時に不利に働きます。入管は届出の履歴を確認しており、届出漏れがある企業は「管理体制が不十分」と判断されるリスクがあります。

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届出業務を効率化するための3つのポイント

① 年間スケジュールに組み込む

定期届出の提出期限（4月1日〜5月31日）をカレンダーに登録し、毎年確実に対応できるようにしてください。随時届出は「事由発生から14日以内」なので、事由が発生したら即座に対応する運用ルールを社内で決めておきましょう。

② 日常的に記録を残す

定期届出では支援の実施状況を報告する必要があるため、日常的に面談記録、相談対応記録、支援実施記録を残しておくことが重要です。届出時期にまとめて作成しようとすると、記録の漏れや不正確な報告につながります。

③ 登録支援機関に届出業務を委託する

登録支援機関によっては、定期届出や随時届出の作成・提出を代行してくれるところがあります。届出業務に慣れていない企業は、委託を検討してください。ただし、届出の最終的な責任は受入れ企業にあります。

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よくある質問（FAQ）

Q. 届出の提出が遅れた場合はどうなりますか？

まず速やかに届出を提出してください。遅延の理由を説明する書面を添付することが推奨されます。軽微な遅延であれば直ちに罰則が科されることは少ないですが、繰り返しの遅延は指導の対象になります。

Q. 登録支援機関に委託している場合、届出は企業が行うのですか？

はい、届出の義務は受入れ企業にあります。登録支援機関が代行することは可能ですが、届出内容の正確性については企業が責任を負います。

Q. 特定技能2号の場合も届出は必要ですか？

はい、2号でも定期届出と随時届出は必要です。ただし、2号は義務的支援の対象外のため、支援実施状況に係る届出は不要です。

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まとめ

2025年4月の改正で定期届出が年1回に簡素化されましたが、届出義務自体は変わりません。日常的に記録を残し、期限内の届出を徹底してください。